MAKALAH ADMINISTRASI PERPUSTAKAAN
IAIN RADEN FATAH PALEMBANG
Disusun Oleh :
ANSORI (12422011)
Dosen Pembimbing:
HERLINA S.Ag.
M.hum
FAKULTAS ADAB DAN BUDAYA ISLAM
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN ‘A’
INSTITUT AGAMA ISLAM
NEGERI (IAIN) RADEN FATAH PALEMBANG
2014
PENDAHULUAN
Perpustakaan adalah kata yang sudah tidak asing lagi di telinga kita.
Namun pemahaman tentang perpustakaan bagi sebagian masyarakat, nampaknya masih
konvensional. Perpustakaan masih dianggap sebagai tempat menyimpan buku, atau
gudang buku. Padahal dengan semakin berkembangnya ilmu, fungsi dan tugas
perpustakaan juga ikut berkembang. Dengan demikian, pemahaman sebagian
masyarakat tentang perpustakaan juga ikut berkembang. Tidak diragukan lagi,
bahwa perpustakaan merupakan sarana yang sangat penting atau vital bagi semua
lapisan masyarakat, baik untuk negara maju, negara berkembang bahkan negara
miskin sekalipun
Perpustakaan
merupakan jantung atau urat nadi bagi suatu instansi atau institusi atau
universitas atau badan korporasi lainnya. Perpustakaan saat ini, tidak lagi
hanya menjadi tempat menyimpan dan mencari buku, tetapi lebih dari itu yaitu
menjadi sumber atau tempat mencari informasi. Berbagai informasi dapat
ditemukan di dalam perpustakaan. baik itu dari informasi yang bersifat ilmiah,
informasi yang berkaitan dengan sejarah, hingga informasi yang bersifat
populer.
Tentunya
pencarian informasi tersebut tergantung jenis perpustakaannya. Umumnya
perpustakaan Perguruan Tinggi dan perpustakaan khusus menyediakan informasi
yang bersifat Ilmiah atau semi ilmiah dan informasi yang berkaitan dengan
sejarah, sedangkan Perpustakaan umum, biasanya menyediakan informasi yang
bersifat semi ilmiah dan populer namun banyak pula perpustakaan umum yang
menyediakan informasi yang berkaitan dengan sejarah, cerita-cerita fiksi hingga
informasi yang bersifat aktual dan faktual.
Selain
banyaknya informasi-informasi yang terkandung didalam perpustakaan, banyak juga
hal-hal yang menarik dari perpustakaan, dimana setiap perpustakaan itu biasanya
menyimpan hasil-hasil karya manusia, baik itu seperti majalah, jurnal, buku,
dll. Perpustakaan juga selain dengan informasi-informasi dan hal-hal yang
menarik, perpustakaan juga merupakan suatu pengetahuan yang kita tidak tahu
menjadi tahu dengan membaca dari suatu koleksi-koleksi yang tersedia didalam
perpustakaan. Didalam suatu perpustakaan juga memiliki sumber-sumber infomasi
yang digunakan dalam suatu penelitian.
A.
Administrasi
Perpustakaan
Pada setiap Organisasi pasti ada
kegiatan Administrasi, demikian juga halnya dengan Perpustakaan. Administrasi Perpustakaan
merupakan kegiatan pelengkap disamping kegiatan rutin Perpustakaan yang semua
berkaitan dengan rencana memajukan dan mengembangkan Perpustakaan.
Pekerja Administrasi Perpustakaan harus
dapat memenuhi semua keperluan yang berhubungan dengan Pengolahan Perpustakaan.
Kegiatan Administrasi ada dalam setiap kegiatan Perpustakaan baik pada
Sekretariatan, Pengadaan Bahan Pustaka, Pengolahan, dan Layanan.
B.
Unsur-unsur
administrasi yang dapat di implementasikan dalam perpustakaan adalah
:
1. Manajemen
(Manajemen Perpustakaan adalah pengolahan Perpustakaan
yang di dasarkan kepada teori dan prinsip-prinsip Manajemen. Teori manajemen
dapat diterapkan dalam organisasi perpustakaan mulai dari fungsi-fungsi
manajemen, prinsip-prinsip manajemen, saran manajemen, tingkat dan sebagainya.
Teori
manajemen disesuaikan dengan kondisi setiap Perpustakaan. Dengan adanya manajemen
yang baik di Perpustakaan diharapkan proses pengelolaan sumber daya yang ada
berjalan dengan baik sehingga tercapai tujuan yang telah diterapkan).
2.
Organisasi
(Pengorganisasian merupakan : (1).
Penstrukturan organisasi atau penentuan struktur kerja sama, sebagai hasil
analisis pembagian kerja, (2). Pemilihan dan penempatan staf, yakni orang-orang
yang tepat pada bidangnya, (3). Fungsionalisasi,yakni penentu tugas dan fungsi
untuk masing-masing orang dan unit satuan kerja.
Adanya Pengorganisasian dapat menentukan
kelancaran jalannya pelaksanaan berupa pewadahan atau pengaturan lebih lanjut
mengenai kekuasaan. Pekerjaan, tanggung jawab dan orang-orang yang harus di
tata dan dihubungkan satu sama lain sedemikian rupa.
Dengan demikian setiap orang tahu apa
kedudukan, tugasnya, fungsinya, pekerjaannya, tanggung jawabnya, dan
kewajibannya, hak-haknya, serta wewenang dalam Organisasi Perpustakaan.)
3. Kepegawaian
(Dalam
Perpustakaan Administrasi Kepegawaian merupakan salah satu kegiatan yang harus
ada berupa penyusunan personalia pada Organisasi sejak dari merekrut tenaga
baik tenaga fungsional maupun tenaga teknis, seleksi, pengangkatan pegawai,
penempatan, penggajian, dan pemberian kompensasi, pembinaan, dan
pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga kerja memberi daya guna
kepada organisasi dan pelayanan maksimal bagi pemakai.
Penilaian, pemantapan lingkungan kerja yang
menyenangkan untuk melaksanakan tugas serta penyusunan staf harus di sesuaikan
dengan kemampuan dan keahlian yang dimiliki oleh personilnya, penghargaan dan
hukuman bagi karyawan, sampai pada pemberhentian/pensiun tenaga kerja baik secara
hormat maupun tidak hormat.
4. Kesekretariatan/Ketatausahaan
(Kegiatan
Administrasi pada Administrasi Perpustakaan biasanya terdiri dari beberapa
kegiatan Kesekretariatan, mencangkup ; Konsep surat, pengetikan, surat
keluar-masuk, undangan rapat, disposisi, absensi pegawai, menata arsip, menata
berkas kepegawaian, membuat aturan tata tertib, mengembangkan kerjasama,
mengatur dan menjadwal kegiatan, pembagian tugas, dan tanggung jawab,
penyusunan petunjuk teknis, penyusunan program kerja, penyusunan rencana dan
pengadaan kebutuhan kantor, menyusun perencanaan dan program tahunan, pembuatan
laporan rutin, dan monitoring kegiatan.
Perpustakaan
sebagai pengelola Informasi harus dapat mengelola surat-surat, arsip dan
dokumen penting secara teratur).
5. Keuangan
(Harus ada anggaran/dana yang cukup dalam
sebuah Perpustakaan. Anggaran merupakan alat Manajemen yang efektif. Kegiatan Penganggaran:
penentuan dan pembuatan Anggaran, pencari dana dari berbagai sumber keuanggan,
mengelola dana untuk berbagai kebutuhan dan pertanggungjawaban pengelolaan
keuangan. Perencanaan cermat, akuntansi, dan kontrol di perlukan dalam
penganggaran.
Kepala
perpustakaan berusaha mencari sumber dana untuk membiayai kebutuhan pengguna
perpustakaan, membimbing, mengarahkan dan ikut serta dalam menentukan
anggaran).
6. Komunikasi
(Harus
ada komunikasi dan hubungan yang baik dalam Perpustakaan, sehingga Informasi/berita
diterima semua orang yang dalam Organisasi tersebut. Komunikasi yang persuasif
harus selalu diciptakan oleh Manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya.
Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat,
dan akan membuat Karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap
terbuka kepada atasan. Keterampilan Berkomunikasi diperlukan, baik pada
tingkatan Manajemen atas, Menengah, Maupun Bawah).
7. Perlengkapan/
Perbekalan
(Perbekalan/perlengkapan
dalam Organisasi Perpustakaan berupa koleksi baik cetak, maupun non cetak,
karya rekam maupun audio visual, rak, lemari, meja baca dan lain-lain yang
mendukung kegiatan Perpustakaan. Penyediaan bahan-bahan tersebut salah satu
upaya Perpustakaan dalam memberikan layanan terbaik bagi penggunanya.
Dan
tenaga Perpustakaan yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunanya,
memelihara, merawat bahan/materi-materi sebagai sarana demi kelangsungan
operasional kerja dan untuk mencapai tujuan Organisasi).
8. Humas/hubungan
masayarakat
(Perpustakaan
harus mengadakan dan menjalin hubungan yang baik dengan Organisasi lain diluar
Organisasi Perpustakaan tersebut baik dengan sesama Organisasi bidang
Perpustakaan atau Organisasi lain diluar bidang Perpustakaan sehingga terjadi
kerjasama yang baik dan saling menguntungkan satu sama lainnya).[1]
C.
Unsur-unsur
Administrasi yang ada di Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Raden
Fatah Palembang.
1.
Manajemen
Manajemen yang
ada di Perpustakaan Iain Raden Fatah Palembang :
a.
Perencanaan,
Setiap perencanaan yang ada di Perpustakaan IAIN Raden Fatah Palembang
yaitu berupa kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan pada tahun berikutnya yang
di ajukan tahun sebelumnya , kegiatan yg akan dilakukan termasuk program-program yang akan dilaksanakan, yg
sudah di buat pada tahun sebelumnya. tapi kadang tidak semua kegiatan itu bisa
di realisasikan tergantung dengan dana dan kebutuhan urgennya dan program itu
bagi Perpustakaan.
b.
Kontroling pegawai,
Kepala Perpustakaan IAIN
Raden Fatah Palembang juga Mengontrol pegawai-pegawai yang tidak datang dan yang
tidak ada di tempat, selalu ditanya kepada pegawai lain yang tahu, kalau seandainya
pegawai yang pergi tidak ketahuan.
Kontroling keuangan, contohnya disirkulasi di
kasih tahu kepada pegawai bahwa mereka harus memberikan laporan kepada kepala
berapa denda satu bulan, satu tahun sekali di tanyakan kepada pegawai yang
bertugas langsung keuangan tersebut.
2.
Organisasi
Pembagian
sistem kerja yang ada di IAIN Raden Fatah Palembang dengan cara ditempatkan
pegawai itu pada masing-masing pelayanan karna di Perpustakaan Iain Raden Fatah
Palembang di bagi beberapa layanan yaitu layanan teknis, ditempatkan semaksimal
mungkin orang yang memang mengerti cara mengelola layanan teknis itu.
Pengadaan, Pengolahan, juga di tempatkan pustakawan yang memang mengerti cara
mengolah buku, menentukan klasifikasi,membuat katalog, contohnya ibu Nirmala.
dan Semua layanan, sudah di tempatkan
pustakawan yang sudah tepat pada bidangnya.
Struktur Organisasi yang ada
di Perpustakaan IAIN Raden Fatah Palembang :
|
REKTOR
|
|
WAKIL
REKTOR II
|
|
KEPALA
UPT
|
|
STAF
TU
|
|
KORDINATOR
OTOMASI DAN JARINGAN
|
|
LAYANAN
REFERENSI DAN JURNAL ILMIAH
|
|
PENGADAAN
DAN PENGOLAHAN
|
|
STAF
PENGADAAN DAN PENGOLAHAN
|
|
LAYANAN
LOCAL CONTENT DAN PELESTARIAN
|
|
STAF
LAYANAN LOCAL CONTENT DAN PELESTARIAN
|
|
STAF
LAYANAN SIRKULASI DAN KERJASAMA
|
|
LAYANAN
SIRKULASI DAN KERJASAMA
|
3.
Kepegawaian
Yang bertugas
merekrut tenaga kerja yang ada di Perpustakaan IAIN Raden Fatah Palembang yaitu
langsung dari pusat, bagian kepegawaian kepala Perpustakaan hanya bisa
mengusulkan kalau seandainya membutuhkan pegawai dan pemilihan pegawai juga dilakukan
seleksi.
Tapi kalau untuk pustakawan belum ada perekrutan
khusus untuk pustakawan yang berlatar belakang Ilmu Perpustakaan, belum pernah
ada karna pustakawannya tidak roling atau pertukaran. lain halnya dengan
pegawai biasa, itu biasanya roling atau pertukaran bagian-bagian layanan.
Latar belakang pendidikan pegawai yang ada di
Perpustakaan IAIN Raden Fatah Palembang rata-rata sudah sarjana s1
perpustakaan, s2, dan ada juga sarjana yang lain yang bukan sarjana Perpustakaan,
ada juga di tambah diklat, dan kinerja pegawainya sangat bagus apalagi semangat
datangnya 7:30 semua sudah mengisiabsen, tpi tidak tahu langsung ke Perpustakaan atau
tidak , ada memang yang langsung bekerja , tapi ada juga sebagian yang mengisi
absen hanya sore hari.
Tapi ada juga yang langsung ke Perpustakaan
dan langsung bekerja. Dan penempatan pegawainya selalu maksimal mungkin di
usahakan tepat pada posisinya , untuk konpensasi kepada pegawai yang rajin dan
disiplin hanya ada tpi Cuma sebatas di berikan pujian ,contoh “ay rajin nian kau
ini”. Dan pembinaan serta pengembangan kepada pegawai supaya maksimal kepada pemakai yaitu dengan
cara pelatihan, work shop, seminar dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan
supaya mereka semangat bekerja.
Dan dalam
penempatan atau penyusunan pegawai juga sesuai dengan kemampuan dan keahliannya
dengan cara masing-masing kordinator di
usahakan mereka yang mengerti Perpustakaan.
di usahakan seluruh koordinator itu semua mereka yang pustakawan dan
berpendidikan Perpustakaan walaupun belum seluruhnya, dan hanya ibu Nirmala
yang berlatar belakang pendidikan Perpustakaan yang lainnya sarjana bidang lain
tapi di tambah dengan diklat dan pelatihan.
Dan hukuman
bagi pegawai yang tidak disiplin atau yang melakukan kesalahan hanya dikasih
berupa teguran dan langsung dapat surat teguran langsung dari kantor pusat, dan
di beri tahu bahwa pegawai ini tidak disiplin tolong di kasih teguran dan
pegawai yang tidak datang langsung memberi tahu alasannya kenapa tidak masuk. dan
jumlah pegawai yang ada di Perpustakaan IAIN Raden Fatah Palembang berjumlah 10
PNS, dan 3 tenaga honor .
Kriteria
Rekrutmen pegawai perpustakaan IAIN Raden Fatah Palembang adalah :
1. Pendidikan
min. D-III/S-1 Ilmu Perpustakaan
2. Beragama Islam
3. Menguasai
software Otomasi Perpustakaan,misal SLiMS
(Senayan Library Management System)
(Senayan Library Management System)
4. Jujur,
Bertanggung Jawab, Disiplin dam mempunyai kinerja
yang bagus.
yang bagus.
4.
Ketatausahaan
Yang bertugas
di ketatausahaan adalah pak ruslan dia yang mengurus surat. Termasuk Surat masuk dan surat
keluar tapi dia juga di tempatkan untuk
membantu bagian layanan sirkulasi karena kekurangan pegawai. dan yang bertugas mengkonsep surat adalah
kepala Perpustakaan dan yang bertugas mengembangkan kerjasama ada tapi di
gabungkan dengan layanan sirkulasi dan kerjasama, karena kekurangan pegawai.
Perpustakaan IAINRaden
Fatah Palembang juga bekerja sama dengan Perpustakaan lain tetapi dulu waktu semasa
ibu Herlina yaitu BI dan Badan Perpustakaan Daerah kalau sekarang belum ada.
Dan Yang bertugas mengatur dan menjadwal
serta membagi tugas kegiatan adalah kepala Perpustakaan di bantu oleh
pustakawan dan pegawai.
Serta yang
bertanggung jawab dalam penyusunan program kerja dan penyusunan rencana adalah juga
kepala Perpustakaan di bantu oleh para koordinator . kalau pengadaan kebutuhan
kantor Perpustakaan IAIN Raden Fatah Palembangitu sudah dan tidak perlu di
ajukan, karna sudah di kasih dari pusat, dan Program tahunanPerpustakaan IAIN
Raden Fatah Palembang biasanya ialah ada pengadaan serta pengolahan bahan
pustaka.
5.
Keuangan
Perpustakaan IAINRaden Fatah Palembang tidak ada Bendahara jdi yang memegang duit adalah ibu Nirmala.
Anggarannya langsung dari kantor pusat dan dana lain adalah dari denda buku tpi
tidak terlalu banyak karena kadang ada dan kadang tidak dan jika pun ada yang
kena denda duitnya di setorkan ke BLU ,
6.
Komunikasi
Komunikasi
kepala Perpustakaan IAIN Raden Fatah Palembang dengan bawahan lancar selalu di
usahakan sebelum duduk ke meja masing-masing atau masuk keruang masing-masing
selalu ketemuan dan kumpul dulu, setelah absen ngobrol-ngobrol dulu untuk lebih
dekat lagi dengan bawahan, sebelum semua sibuk pada urusan masing-masing. dan
kepala Perpustakaan IAIN Raden Fatah Palembang juga selalu berusaha bersikap
ramah dan bersahabat kepada pegawai.
7.
Perlengkapan/
perbekalan
Penyediaan bahan pustaka di Perpustakaan IAIN Raden Fatah Palembang
yaitu dengan cara selalu di usahakan penambahan bahan pustaka setiap tahun tpi
terkadang tidak tahu di kabulkan apa tidak. sumber koleksinya di Perpustakaan
IAIN Raden Fatah Palembang yaitu hasil membeli, hadiah, dll. Dan jumlah
koleksinya yaitu berjumlah 14.798 judul dan 57.374 eks.
Dan petugas yang memelihara dan merawat buku koleksi yaitu di
gabung dengan layanan Lokal Content dan Pelestarian.
8.
Humas
Humas yang ada
di perpustakaan IAIN Raden Fatah Palembang Di gabung dengan layanan sirkulasi
dan kerjasama. dan Perpustakaan Iain Raden Fatah Palembang juga melakukan
kerjasam dengan oerganisasi lain yaitu BI, Badan Pustaka Daerah, dan Asosiasi
Perpustakaan Perguruan Tinggi Islam Seluruh Indonesia.
KESIMPULAN
Manajemen
Perencanaan, setiap
perencanaan yang ada di Perpustakaan Iain Raden Fatah Palembang yaitu berupa
kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan pada tahun berikutnya yang di ajukan
tahun sebelumnya.
Yang bertugas merekrut tenaga kerja yang ada di Perpustakaan Iain
Raden Fatah Palembang yaitu langsung dari pusat, bagian kepegawaian kepala Perpustakaan
hanya bisa mengusulkan kalau seandainya membutuhkan pegawai dan pemilihan
pegawai juga dilakukan seleksi. Dan dalam penempatan atau penyusunan pegawai
juga sesuai dengan kemampuan dan keahliannya dengan cara masing-masing kordinator di usahakan mereka
yang mengerti Perpustakaan.
Yang bertugas di Ketatausahaan adalah pak ruslan dia yang
mengurus surat. Termasuk Surat masuk dan
surat keluar tpi dia juga di tempatkan
untuk membantu bagian layanan sirkulasi karena kekurangan Pegawai,Perpustakaan
Iain Raden Fatah Palembang juga bekerja sama dengan Perpustakaan lain tetapi dulu
waktu semasa ibu Herlina yaitu BI Badan Perpustakaan Daerah kalau sekarang
belum ada.
, Komunikasi kepala Perpustakaan Iain Raden Fatah Palembang dengan
bawahan lancar selalu di usahakan sebelum duduk ke meja masing-masing atau
masuk keruang masing-masing selalu ketemuan dan kumpul dulu, setelah absen
ngobrol-ngobrol dulu untuk lebih dekat lagi dengan bawahan, sebelum semua sibuk
pada urusan masing-masing. dan kepala Perpustakaan Iain Raden Fatah Palembang
juga selalu berusaha bersikap ramah dan bersahabat kepada Pegawai.
Penyediaan bahan Pustaka di Perpustakaan Iain Raden Fatah Palembang
yaitu dengan cara selalu di usahakan penambahan bahan pustaka setiap tahun tpi
terkadang tidak tahu di kabulkan apa tidak. sumber koleksinya di Perpustakaan Iain
Raden Fatah Palembang yaitu hasil membeli, Hadiah, dll.
Dan jumlah koleksinya yaitu berjumlah 14.798 judul dan 57.374 eks. Humas
yang ada di Perpustakaan Iain Raden Fatah Palembang Di gabung dengan layanan
sirkulasi dan kerjasama. dan Perpustakaan Iain Raden Fatah Palembang juga
melakukan kerjasam dengan Organisasi lain yaitu BI, Badan Pustaka Daerah, dan Asosiasi
Perpustakaan Perguruan Tinggi Islam Seluruh Indonesia.
DAFTAR PUSTAKA
Herlina. 2009. Manajemen perpustakaan (pendekatan teori dan
praktik). Palembang: grafika telindo press.
YANG BERTANYA :
1. BISRI
MUSTOFA
Bagaimana bentuk Administrasi
Perpustakaan IAIN Raden Fatah Palembang?
Yang menjawab ANSORI
2. EVI
WULANDARI
dalam
penempatan atau penyusunan pegawai juga sesuai dengan kemampuan dan keahliannya?
Yang menjawab
ANSORI
3. AHMAD
HAFIS FIRGHALI
Bagaimana Sistem gaji pegawai yang
merangkap jabatan?
[1] Herlina, manajemen perpustakaan (pendekatan
teori dan praktik), palembang, (grafika telindo press;2009), h.110.
